KPI palestra: i tre numeri che bastano e l'ordine in cui lavorarci
Alla domanda "come va la palestra?" quasi tutti i titolari rispondono con un numero solo: gli iscritti. È il più visibile, ed è quello che da solo dice meno. Un box da 120 iscritti può incassare 13.200 euro al mese oppure 15.900, con le stesse persone in sala.
Fra tutti i KPI palestra, cioè gli indicatori chiave da tenere d'occhio, ne bastano tre: quanto paga in media ogni iscritto ogni mese, quanti mesi resta e quanti iscritti hai. In questo articolo vediamo come si calcolano in dieci minuti con i dati degli ultimi tre mesi, quale muove di più l'incasso e perché il numero di iscritti si lavora per ultimo.
KPI palestra: i tre numeri e come si calcolano
Il primo numero è quanto paga in media ogni iscritto ogni mese (ARM), personal e servizi compresi. Si calcola così: incassi del mese divisi per gli iscritti attivi.
Il secondo è la permanenza: quanti mesi in media un iscritto resta prima di andarsene. Ha un gemello che si misura più in fretta, il churn, cioè le disdette del mese divise per gli iscritti di inizio mese. Uno si ricava dall'altro. Con un churn del 5% esce un iscritto su venti ogni mese, quindi la permanenza è di circa 20 mesi. Con un churn del 10% scende a 10 mesi.
Il terzo è il numero di iscritti attivi, cioè quelli che pagano oggi.
I tre numeri si tengono per mano:
l'incasso del mese è l'ARM moltiplicato per gli iscritti;
gli iscritti, col tempo, tendono ai nuovi ingressi del mese moltiplicati per la permanenza.
Chi conosce questi tre numeri sa già quanto incasserà fra un anno, e sa su quale leva agire.
Le soglie di lavoro
Per una palestra piccola uso queste soglie di lavoro: ARM di 100 euro è buono, 150 è ottimo; permanenza oltre i 24 mesi; churn sotto il 5% al mese. Non sono medie di mercato. Sono riferimenti da mettere accanto ai tuoi numeri per capire quale dei tre è più lontano.
Lo stesso box, tre modi per crescere
Facciamo un esempio. Un box ha 120 iscritti con un ARM di 110 euro: incassa 13.200 euro al mese. Ogni mese escono 8 persone ed entrano 8 persone. Il churn è del 6,7% e la permanenza di circa 15 mesi. Il titolare vuole crescere del 20%, cioè arrivare a 15.840 euro al mese.
La prima strada è più iscritti. Servono 24 persone in più. Ma a 144 iscritti, con lo stesso churn, ne usciranno quasi 10 al mese invece di 8. Se un contatto su dieci diventa iscritto, per trovarne 24 servono circa 240 contatti in più. Poi bisogna continuare a trovarne, ogni mese, per sostituire chi esce.
La seconda strada è l'ARM. Se un iscritto su quattro, cioè 30 persone, aggiunge uno small group da 90 euro al mese, entrano 2.700 euro in più. L'ARM sale da 110 a 132,50 euro e l'incasso a 15.900. Nessun iscritto in più: le stesse persone già in sala.
La terza strada è la permanenza. Se il churn scende dal 6,7% al 5%, la permanenza passa da 15 a 20 mesi. Con gli stessi 8 ingressi al mese, gli iscritti salgono col tempo da 120 a 160, perché 8 per 20 fa 160. L'incasso arriva a 17.600 euro. Serve circa un anno perché l'effetto si veda tutto, ma non serve nessun contatto nuovo.
Messe in fila, sempre come esempio:
Oggi: 120 iscritti, 13.200 euro al mese.
Più iscritti: circa 240 contatti in più e poi altri ogni mese; 144 iscritti, 15.840 euro.
ARM più alto: small group per 30 iscritti già dentro; 120 iscritti, 15.900 euro.
Permanenza più lunga: churn dal 6,7% al 5%; 160 iscritti, 17.600 euro.
La lista fa vedere quello che il numero di iscritti nasconde: le due strade che non richiedono contatti nuovi rendono più di quella che li richiede tutti.
Se questo box ti sembra familiare, non è un caso: è lo stesso su cui abbiamo calcolato quanto la palestra paga davvero il suo titolare. Con 13.200 euro di incasso al mese, al proprietario restano 26.000 euro l'anno, poco più di 8 euro per ogni ora di lavoro. Se vuoi sapere quanta parte del tuo incasso arriva davvero a te, a questo conto abbiamo dedicato un articolo intero: Gestire una palestra senza viverci dentro: calcola quanto ti paga all'ora.
Perché gli iscritti vengono per ultimi
Portare nuovi iscritti in una palestra con tante disdette è come riempire una vasca con il tappo aperto. Ogni nuovo ingresso costa tempo per venderlo, ore di coach per inserirlo e spesso una promozione. Se poi quella persona resta 15 mesi invece di 24, una parte di quel costo non torna indietro.
C'è un secondo motivo. Cercare iscritti in fretta porta quasi sempre ad abbassare il prezzo, e il prezzo basso abbassa l'ARM di tutti, non solo dei nuovi.
Immagina una palestra che spinge fino a 200 iscritti senza un modo di lavorare scritto. Il servizio va sotto pressione, le disdette salgono e in un anno si torna a 150. È un esempio, ma descrive bene il rischio: prima il modo di lavorare, poi la crescita.
Il confronto più chiaro è questo. Duecento iscritti a 100 euro e cento iscritti a 200 euro fanno lo stesso incasso. La seconda palestra ha metà delle persone da seguire, meno disdette da sostituire, meno soldi da spendere per farsi conoscere e meno stress per lo staff.
Se la tua sala è piena ma a fine mese il conto non torna, sei esattamente in questo caso. Lo abbiamo analizzato passo per passo in Come gestire una palestra con tanti clienti ma pochi guadagni.
All'opposto, venticinque clienti a 1.000 euro sono fragili: ne perdi tre e perdi il 12% dell'incasso. L'equilibrio sta nel mezzo, ma la direzione è chiara: prima il valore, poi il numero.
L'ordine di lavoro: una priorità alla volta
L'ordine è fisso e non si salta. Dai numeri capisci qual è il problema, e dal problema ricavi una sola priorità.
Prima alzi l'ARM: personal all'ingresso, small group, listino corto, nessuno sconto.
Poi allunghi la permanenza: quindici minuti ogni tre mesi con ogni iscritto sui suoi progressi, una telefonata a chi non entra da quattordici giorni, un contatto a chi ha smesso.
Poi sistemi come trasformi in iscritti i contatti che già arrivano: risposta entro un'ora, trenta minuti di colloquio con un solo piano proposto.
Solo alla fine cerchi contatti nuovi.
Le regole di lettura sono poche, e anche queste sono soglie di lavoro:
se il churn supera l'8%, lavori a tenere chi c'è e non cerchi nuovi iscritti;
se l'ARM è sotto i 100 euro, lavori sul valore prima che sui numeri;
se meno di un contatto su cinque diventa un appuntamento, sistemi la risposta prima di cercare altri contatti.
Il numero di iscritti dice quanto è grande la vasca. Non dice se il tappo è chiuso.
Come si fa in StrateGYM
Fare questi conti una volta è utile. Rifarli ogni mese a mano è un'altra storia: il foglio Excel si aggiorna finché hai tempo, e il tempo manca proprio nei mesi in cui servirebbe.
StrateGYM è il gestionale strategico per palestre che mette i tre numeri al centro. Sotto c'è la parte operativa: ingressi, corsi, abbonamenti, incassi, staff e turni, e l'app a marchio della tua palestra, con cui gli iscritti trovano orari, tessera e pagamenti. Sopra c'è la parte che serve per decidere. La Lavagna ti indica la sola priorità che in quel momento fa crescere margine e cassa, e la cassa a tredici settimane ti dice quanto avrai in banca nei prossimi tre mesi.
Non sei solo davanti ai numeri. Con la consulenza li leggi insieme a chi lavora ogni giorno con le palestre: analisi, obiettivo, azioni quotidiane e revisione mensile.
E non devi ricominciare da zero. StrateGYM sostituisce il gestionale che usi ogg, migra i tuoi dati e ti accompagna uno a uno nell'avvio, così non paghi due sistemi. È pensato per box, studi e palestre con coaching, in genere fra 50 e 300 iscritti attivi. L'indicazione automatica dell'azione del giorno da parte dell'assistente AI è in arrivo.
Conclusione
Tre cose per questa settimana:
prendi gli incassi degli ultimi tre mesi, dividili per tre e poi per gli iscritti attivi: è il tuo ARM;
per ciascuno dei tre mesi dividi le disdette per gli iscritti di inizio mese e fai la media: è il tuo churn;
scrivi i due numeri accanto alle soglie, 100 euro e 5%, e guarda quale dei due è più lontano: è il primo su cui lavorare.
Se vuoi leggere insieme i tuoi tre numeri e capire da quale partire: Prenota una demo StrateGYM